PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

Penataan berkas

Adalah kegiatan dalam rangka mengatur, menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sitematis agar dapat ditemukan dengan kecepatan dan ketepatan optimal

Tujuan Penataan  berkas:

1.      Tersimpannya arsip secara sistematis dan logis agar ditemukan secara cepat dan tepat

2.      Mempermudah dalam penyusutan arsip

Asas Pengorganisasian Penataan Berkas  ada 3 asas:

•  Asas Sentralisasi      : adalah penyimpanan arsip secara  terpusat di Unit Kearsipan .Asas ini diterapkan pada organisasi/ instansi yang lingkup tugasnya sempit/kecil.
•    Asas Desentralisasi : adalah penyimpanan arsip secara terpisah di masing-masing Unit Pengolah, dan wewenang penuh mengelola arsip yang disimpannya. Asas ini diterapkan pada organisasi yang ruang lingkupnya luas.
•  Asas Gabungan (Kombinasi) : adalah penyimpanan arsip secara gabungan , artinya penyimpanan arsip aktif pada masing-masing unit pengolah dan penyimpanan arsip in aktif di Unit Kearsipan serta tanggung jawab/ pengawasan secara tersentral

S  Sistem Pemberkasan:

•   Alphabetis : Sistem dan metode penyusunan arsip secara alphabetis, A-Z. Digunakan untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, organisasi, atau subyek, dan berdasarakan  atas nama ensiklopedi atau kamus.
•  Numerik : Sistem dan metode penyusunan arsip secara nomor urutan angka, misalnya untuk faktur-faktur perusahaan. Kode numerik juga dapat diterapkan pada klasifikasi  atas fungsi dan kegiatan, dimana setiap urusan, sub urusan dan sub-sub urusan diberi nomor sesuai dengan pembagiannya
• Kronologi : Berkas disusun berdasarkan urutan waktu, hari, tanggal, bulan dan tahun
• Geografi : Berkas disusun berdasarkan daerah propinsi kota dan kabupaten, kecamatan dan sebagainya . Penataan berkas menurut geografi ini digunakan untuk  berkas langganan, proyek
•  Subyek : Adalah penyimpanan arsip berdasarkan pokok permasalahan sebagai pedoman untuk mengaturnya, misal mengenai masalah kepegawaian, masalah keuangan, dsb.Arsip –arsip yag disimpan diberi kode sesuai , kode yang dipergunakan bisa berupa abjad ataupun angka sesuai dengan ketentuan berlaku organisasi tersebut. Atau dapat juga kombinas antara sistem angka dan sistem abjad.
• Subyek yang termuat di dalam arsip berhubungan dengan hal-hal mengenai data-datapelaksanaan suatu kegiatan, informasi atau topik pembicaraan

Kode klasifikasi: adalah bagian dari klasifikasi  yang menjadi tanda pengenal urusan, kode yang membedakan urusan satu dengan urusan yang lain dalam berbagai tingkatan,merupakan sarana penuntun letak arsip pada tempat penyimpanan

Kode dapat berupa :

•   Huruf ( Alfa)
•    Angka ( Numerik)
•   Gabungan angka dan huruf ( alfa numerik)

Klasifikasi arsip diperlukan sebagai sarana untuk mengatur pemberkasan dan penempatan dokumen dalam berkas sehingga memudahkan penemuan kembali.

 Fungsi organisasi terdiri dari 2 pokok:

-          Fasilitatif (000,700,800,900)

-          Subtantif (100,200,300, 400, 500, 600)

Contoh – contoh fungsi fasilitatif dan substatif:

000 UMUM                                                           010 Urusan Dalam 011 Gedung kantor 012 Rumah Dinas 012.1 Tanah untuk rumah dinas 012.2 Perabotan

100 PEMERINTAH 140 Pemerintah Desa 141 Pamong desa 142 Penghasilan pamong desa 143 Kekayaan desa 144 Dewan Tingkat Desa 145 Administrasi Desa 146 Kewilayahan 146.1 Pemekaran

Pencatatan surat      

1.      Kartu Kendali

Pada dasarnya semua surat ,baik surat masuk atau surat keluar perlu di catat dalam kartu kendali.

Kegunaan untuk mempermudah pengendalian .

KARTU SURAT MASUK	Index: Kepegawaian Pengiriman Personil	Kode: 800	No . Urut:
	Isi Ringkasan: Bantuan Personil
	Dari : Kelurahan Kemirirejo
	Tanggal Surat:14 Juni 2010	Nomor Surat: 800/243/523	Lampiran:
	Pengolah:	Tanggal diteruskan: 16 Juni 2010	Tanda Terima:
	Catatan:- cek -                                                          Dikaji dan dipertimbangkan

Keterangan:

Index  : dafar pokok masalah.

Contoh: tentang bantuan personil  maka ditulis

Kepegawaian

              Bantuan personil

Kode   : Kepegawaian kodenya 900

No urut: no urut di agenda

Isi ringkas: isi ringkas dari surat

Tanggal surat: tanggal yang tertera di surat

Nomor Surat : Nomor surat yang tertera di surat

Lampiran: apakah ada lampiran atau tidak

Pengolah: Unit pengolah

Tanggal diteruskan: tanggal diteruskan

Tanda terima : diisi siapa yang menerima

Catatan : jika ada catatan

KARTU SURAT KELUAR	Index: Kepegawaian Pengiriman  Personil	Kode: 800	No urut:
	Isi Ringkasan: menindak lanjuti surat  Nomort :800/243/523 tanggal 14 Juni 2010 tentang , permintaan bantuan personil  , bantuan tenaga pengawas lapangan
	Kepada: Kepala Kelurahan Kemirirejo Kota Magelang
	Pengolah: Sub Bag penyusunan program	Tgl.surat:  21 Juni 2010	Lampiran:
	Catatan

2.      Lembar Disposisi

Sebelum surat tersebut diajukan ke atas. Petugas, melekatkan   lembar disposisi 

contoh lembar diposisi sub bag umum dan kepegawaian

3.      Buku Agenda(Masuk)/Buku Verbal(Keluar)

-          Buku agenda dipakai untuk alat bantu mencari surat yang disimpan dalam file , buku agenda sering dipergunakan juga untuk referensi pertama mencari surat, terutama penunjuk tanggal, secara kronologis.

-          Buku agenda juga untuk mengetahui statistik jumlah surat masuk dan surat keluar per hari, per bulan atau per tahun.

-          Contoh kolom Buku Agenda:

Agenda Surat  Masuk

No	Terima dari	No/tanggal Surat	Perihal	Naik Tanggal	Turun Tanggal	Disposisi	Keterangan
							Diteruskan kpd	Tgl	Lewat Tu/ langsung

Agenda  Surat Keluar

No	Tanggal	Perihal	Kepada	Lampiran	Sifat	Tembusan	No surat	Keterangan

Agenda Nota Dinas Masuk

No	Dari asal surat	No Surat/ Tanggal	Perihal	Naik tanggal	Turun tanggal	Dikirim kepada/Disposisi pejabat/Tembusan

Agenda Nota Dinas Keluar

No	Dari asal surat	No Surat/ Tanggal	Perihal	Dikirim kepada/Disposisi pejabat/Tembusan

Agenda Undangan

No	Hari/Tanggal Terima	Tgl/Hari Pelaksanaan	Perihal/ Acara	Tempat	Jam	Pakaian	No tanggal Surat	Tgl Turun	Disposisi	Ket

Agenda Surat  Kawat

No	Terima dari	No surat/tanggal Surat	Perihal	Naik Tanggal	Turun tanggal	Disposisi	Keterangan

PERALATAN

Sekat

• Petunjuk dan pemisah urusan satu dengan yang lain
• Memperlihatkan hubungan antara masalah, sub masalah dan sub-sub masalah
• Untuk membedakan tingkat urusan
• Untuk memudahkan dalam menelusuri berkas
• Untuk membedakan berkas satu dengan yang lain
•  
  Filing Cabinet:
  -       Merupakan tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, penggunaannya menurut susunan secara vertikal laci-laci filling cabinet dari atas ke bawah.
  

  

  
  

  
  
  
  Menentukan kode,indeks dan tunjuk silang
  Menentukan kode:
  a.      Setiap surat dipelajari isinya untuk menentukan masalahnya
  b.      Menentukan kode sesuai dengan masalahnya
  
  
  Menentukan  index :
  Index dapat diambil dari nama orang , badan atau urusan, jika satu surat ada 2 urusan maka yang dipilih jadi index adalah urusan yang utama
  • Arsip  yang telah menjadi berkas ditulis judulnya disesuaikan isi berkas
  •  Berkas yang merupakan himpunan dari hasil kegiatan, misalnya Bintek maka judulnya diambil dari jenis bintek
  •  Berkas yang dihimpun atas dasar kesamaan masalah judul berkas diambil dari masalahnya , contoh : cuti tahunan, cuti hamil
  • Berkas  yang dihimpun atas dasar kesamaan jenis, SK Gubernur,SK Bupati/ Walikota, dsb
  • Berkas yang dihimpn atas dasar nama orang, badan atau tempat, maka judul berkas diambil nama orang, badan atau tempat
  • Surat yang telah menjadi kesatuan berkas seperti di atas, tab foldernya  diberi judul berkas dan klasifikasinya, apabila berkas terdiri dari beberapa folder  diberi nomor urut
  
  
  Menentukan tunjuk silang :
  Apabila dalam surat terdapat lebih dari satu masalah, atau ada arsip yang ukurannya besar, seperti peta,bagan dan lain-lain perlu dibuatkan tunjuk silang, Gunanya untuk menyatakan kaitannya dengan berkas yang disimpan dalam filling cabinet. Jadi penunjuk silang gunanya untuk  sebagai titel (caption) pengganti    
  
  
  Penataan folder
  Folder : Untuk menyimpan arsip sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu wadah berdasarkan kesamaan urusan , masalah atau kesamaan jenis.
  Pada folder terdapat tab untuk mencantumkan judul atau kode klasifikasi
  
  
  Tahapan penataan berkas
  a.   Memisahkan arsip yang disimpan dan masih dalam proses
  b.   Memeriksa lampiran apakah sesuai
  c.    Mengelompokkan arsip atas dasar dosir (kesamaan urusan), kesamaan masalah (subyek), kesamaan jenis (seri)
  d.   Apabila dalam satu berkas terlalu banyak, maka dijadikan beberapa berkas  yang jumlahnya kurang lebih 75 berkas
  Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Disamping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.
  
  
  Penataan Kartu Kendali
  Jenis peralatan yang diperlukan untuk penataan KK sama dengan peralatan yang dipergunakan untuk penataan arsip aktif, tetapi berukuran lebih kecil, antara lain sekat KK, folder KK dan kotak KK
  
  
  Cara Penataan KK
  1.      KK putih dan kuning disimpan di Unit Kearsipan
  2.      KK putih ditata berdasarakan klasifikasi
  3.      KK kuning ditata berdasarakan Unit Pengolah
  4.      KK merah disimpan di Unit Pengolah ditata berdasarkan klasifikasi
  
  
  Untuk membantu penemuan kembali apabila mengalami kesulitan :
  -          Meneliti Kartu Kendali
  -          Meneliti lembar disposisi
  -          Meneliti lembar peminjaman Arsip
  
  
  Prosedur Peminjaman Arsip
  Ø      Hanya untuk keperluan dinas
  Ø      Tidak boleh menambah/ mengurangi isi/ informasi jenis arsip
  Ø      Setiap perpanjangan harus dapat ijin
  Ø      Harus dikembalikan dalam keadaan utuh atau lengkap seprti semula
  Sarana  peminjaman arsip : 3 lembar peminjaman arsip :
  1.      Lembar putih (I) untuk bukti peminjaman di Up
  2.      Lembar hijau (II) sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan diletakkan dalam folder
  3.      Lembar biru (III) sebagai tanda bukti peminjaman yang diberikan kepada peminjam arsip
  
  

  Lembar peminjaman Arsip

  KARTU ARSIP
  PEMINJAMAN	√	PENGEMBALIAN
  KODE KLASIFIKASI
  INDEKS
  LOKASI BERKAS
  PEMINJAM
  NAMA UNIT KERJA
  TANGGAL PEMINJAM
  TANGGAL KEMBALI
  BERKAS/ARSIP YANG DIPINJAM
  KETERANGAN
  PEMINJAM		PETUGAS

    
  
  

  Hal yang perlu dilakukan setelah arsip dikembalikan :

  • Memeriksa arsip
  • Mengembalikan arsip ke tempat semula
  • Memberi paraf pada lembar yang biru (III) sebagai tanda arsip telah dikembalikan