Free INDONESIA Cursors at www.totallyfreecursors.com
ARPUS DPU MAGELANG

ARSIP DPU MGL

Rabu, 04 Januari 2012

PENATAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

Penataan berkas
Adalah kegiatan dalam rangka mengatur, menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sitematis agar dapat ditemukan dengan kecepatan dan ketepatan optimal
Tujuan Penataan  berkas:
1.      Tersimpannya arsip secara sistematis dan logis agar ditemukan secara cepat dan tepat
2.      Mempermudah dalam penyusutan arsip
Asas Pengorganisasian Penataan Berkas  ada 3 asas:
  •  Asas Sentralisasi      : adalah penyimpanan arsip secara  terpusat di Unit Kearsipan .Asas ini diterapkan pada organisasi/ instansi yang lingkup tugasnya sempit/kecil.
  •    Asas Desentralisasi : adalah penyimpanan arsip secara terpisah di masing-masing Unit Pengolah, dan wewenang penuh mengelola arsip yang disimpannya. Asas ini diterapkan pada organisasi yang ruang lingkupnya luas.
  •  Asas Gabungan (Kombinasi) : adalah penyimpanan arsip secara gabungan , artinya penyimpanan arsip aktif pada masing-masing unit pengolah dan penyimpanan arsip in aktif di Unit Kearsipan serta tanggung jawab/ pengawasan secara tersentral

S  Sistem Pemberkasan:
  •   Alphabetis : Sistem dan metode penyusunan arsip secara alphabetis, A-Z. Digunakan untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, organisasi, atau subyek, dan berdasarakan  atas nama ensiklopedi atau kamus.
  •  Numerik : Sistem dan metode penyusunan arsip secara nomor urutan angka, misalnya untuk faktur-faktur perusahaan. Kode numerik juga dapat diterapkan pada klasifikasi  atas fungsi dan kegiatan, dimana setiap urusan, sub urusan dan sub-sub urusan diberi nomor sesuai dengan pembagiannya
  • Kronologi : Berkas disusun berdasarkan urutan waktu, hari, tanggal, bulan dan tahun
  • Geografi : Berkas disusun berdasarkan daerah propinsi kota dan kabupaten, kecamatan dan sebagainya . Penataan berkas menurut geografi ini digunakan untuk  berkas langganan, proyek
  •  Subyek : Adalah penyimpanan arsip berdasarkan pokok permasalahan sebagai pedoman untuk mengaturnya, misal mengenai masalah kepegawaian, masalah keuangan, dsb.Arsip –arsip yag disimpan diberi kode sesuai , kode yang dipergunakan bisa berupa abjad ataupun angka sesuai dengan ketentuan berlaku organisasi tersebut. Atau dapat juga kombinas antara sistem angka dan sistem abjad.
  • Subyek yang termuat di dalam arsip berhubungan dengan hal-hal mengenai data-datapelaksanaan suatu kegiatan, informasi atau topik pembicaraan
Kode klasifikasi: adalah bagian dari klasifikasi  yang menjadi tanda pengenal urusan, kode yang membedakan urusan satu dengan urusan yang lain dalam berbagai tingkatan,merupakan sarana penuntun letak arsip pada tempat penyimpanan

Kode dapat berupa :
  •   Huruf ( Alfa)
  •    Angka ( Numerik)
  •   Gabungan angka dan huruf ( alfa numerik)
Klasifikasi arsip diperlukan sebagai sarana untuk mengatur pemberkasan dan penempatan dokumen dalam berkas sehingga memudahkan penemuan kembali.

 Fungsi organisasi terdiri dari 2 pokok:
-          Fasilitatif (000,700,800,900)
-          Subtantif (100,200,300, 400, 500, 600)


Contoh – contoh fungsi fasilitatif dan substatif:

000 UMUM                                                          
010 Urusan Dalam
011 Gedung kantor
012 Rumah Dinas
012.1 Tanah untuk rumah dinas
012.2 Perabotan

100 PEMERINTAH
140 Pemerintah Desa
141 Pamong desa
142 Penghasilan pamong desa
143 Kekayaan desa
144 Dewan Tingkat Desa
145 Administrasi Desa
146 Kewilayahan
146.1 Pemekaran

Pencatatan surat      
1.      Kartu Kendali
Pada dasarnya semua surat ,baik surat masuk atau surat keluar perlu di catat dalam kartu kendali.
Kegunaan untuk mempermudah pengendalian .

KARTU SURAT MASUK
Index:
Kepegawaian
Pengiriman Personil
Kode: 800
No . Urut:
Isi Ringkasan: Bantuan Personil
Dari : Kelurahan Kemirirejo

Tanggal Surat:14 Juni 2010

Nomor Surat: 800/243/523
Lampiran:
Pengolah:
Tanggal diteruskan: 16 Juni 2010
Tanda Terima:

Catatan:- cek
-                                                          Dikaji dan dipertimbangkan



Keterangan:
Index  : dafar pokok masalah.
Contoh: tentang bantuan personil  maka ditulis
Kepegawaian
              Bantuan personil
Kode   : Kepegawaian kodenya 900
No urut: no urut di agenda
Isi ringkas: isi ringkas dari surat
Tanggal surat: tanggal yang tertera di surat
Nomor Surat : Nomor surat yang tertera di surat
Lampiran: apakah ada lampiran atau tidak
Pengolah: Unit pengolah
Tanggal diteruskan: tanggal diteruskan
Tanda terima : diisi siapa yang menerima
Catatan : jika ada catatan

KARTU SURAT KELUAR
Index: Kepegawaian
Pengiriman  Personil


Kode: 800
No urut:
Isi Ringkasan:
menindak lanjuti surat  Nomort :800/243/523 tanggal 14 Juni 2010 tentang , permintaan bantuan personil  , bantuan tenaga pengawas lapangan

Kepada: Kepala Kelurahan Kemirirejo Kota Magelang


Pengolah: Sub Bag penyusunan program

Tgl.surat:  21 Juni 2010
Lampiran:
Catatan




2.      Lembar Disposisi
Sebelum surat tersebut diajukan ke atas. Petugas, melekatkan   lembar disposisi 

contoh lembar diposisi sub bag umum dan kepegawaian

3.      Buku Agenda(Masuk)/Buku Verbal(Keluar)
-          Buku agenda dipakai untuk alat bantu mencari surat yang disimpan dalam file , buku agenda sering dipergunakan juga untuk referensi pertama mencari surat, terutama penunjuk tanggal, secara kronologis.
-          Buku agenda juga untuk mengetahui statistik jumlah surat masuk dan surat keluar per hari, per bulan atau per tahun.

-          Contoh kolom Buku Agenda:

Agenda Surat  Masuk

No
Terima dari
No/tanggal Surat
Perihal
Naik Tanggal
Turun Tanggal
Disposisi
Keterangan
Diteruskan kpd
Tgl
Lewat Tu/ langsung













Agenda  Surat Keluar

No
Tanggal
Perihal
Kepada
Lampiran
Sifat
Tembusan
No surat
Keterangan











Agenda Nota Dinas Masuk
No
Dari asal surat
No Surat/ Tanggal
Perihal
Naik tanggal
Turun tanggal
Dikirim kepada/Disposisi pejabat/Tembusan









Agenda Nota Dinas Keluar

No
Dari asal surat
No Surat/ Tanggal
Perihal
Dikirim kepada/Disposisi pejabat/Tembusan








Agenda Undangan

No
Hari/Tanggal Terima
Tgl/Hari Pelaksanaan
Perihal/ Acara
Tempat
Jam
Pakaian
No tanggal Surat
Tgl Turun
Disposisi
Ket













Agenda Surat  Kawat
No
Terima dari
No surat/tanggal Surat
Perihal
Naik Tanggal
Turun tanggal
Disposisi
Keterangan









PERALATAN
Sekat
  • Petunjuk dan pemisah urusan satu dengan yang lain
  • Memperlihatkan hubungan antara masalah, sub masalah dan sub-sub masalah
  • Untuk membedakan tingkat urusan
  • Untuk memudahkan dalam menelusuri berkas
  • Untuk membedakan berkas satu dengan yang lain
  •  
    Filing Cabinet:
    -       Merupakan tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif, penggunaannya menurut susunan secara vertikal laci-laci filling cabinet dari atas ke bawah.



    Menentukan kode,indeks dan tunjuk silang
    Menentukan kode:
    a.      Setiap surat dipelajari isinya untuk menentukan masalahnya
    b.      Menentukan kode sesuai dengan masalahnya

    Menentukan  index :
    Index dapat diambil dari nama orang , badan atau urusan, jika satu surat ada 2 urusan maka yang dipilih jadi index adalah urusan yang utama
    • Arsip  yang telah menjadi berkas ditulis judulnya disesuaikan isi berkas
    •  Berkas yang merupakan himpunan dari hasil kegiatan, misalnya Bintek maka judulnya diambil dari jenis bintek
    •  Berkas yang dihimpun atas dasar kesamaan masalah judul berkas diambil dari masalahnya , contoh : cuti tahunan, cuti hamil
    • Berkas  yang dihimpun atas dasar kesamaan jenis, SK Gubernur,SK Bupati/ Walikota, dsb
    • Berkas yang dihimpn atas dasar nama orang, badan atau tempat, maka judul berkas diambil nama orang, badan atau tempat
    • Surat yang telah menjadi kesatuan berkas seperti di atas, tab foldernya  diberi judul berkas dan klasifikasinya, apabila berkas terdiri dari beberapa folder  diberi nomor urut

    Menentukan tunjuk silang :
    Apabila dalam surat terdapat lebih dari satu masalah, atau ada arsip yang ukurannya besar, seperti peta,bagan dan lain-lain perlu dibuatkan tunjuk silang, Gunanya untuk menyatakan kaitannya dengan berkas yang disimpan dalam filling cabinet. Jadi penunjuk silang gunanya untuk  sebagai titel (caption) pengganti    

    Penataan folder
    Folder : Untuk menyimpan arsip sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu wadah berdasarkan kesamaan urusan , masalah atau kesamaan jenis.
    Pada folder terdapat tab untuk mencantumkan judul atau kode klasifikasi

    Tahapan penataan berkas
    a.   Memisahkan arsip yang disimpan dan masih dalam proses
    b.   Memeriksa lampiran apakah sesuai
    c.    Mengelompokkan arsip atas dasar dosir (kesamaan urusan), kesamaan masalah (subyek), kesamaan jenis (seri)
    d.   Apabila dalam satu berkas terlalu banyak, maka dijadikan beberapa berkas  yang jumlahnya kurang lebih 75 berkas
    Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Disamping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.

    Penataan Kartu Kendali
    Jenis peralatan yang diperlukan untuk penataan KK sama dengan peralatan yang dipergunakan untuk penataan arsip aktif, tetapi berukuran lebih kecil, antara lain sekat KK, folder KK dan kotak KK

    Cara Penataan KK
    1.      KK putih dan kuning disimpan di Unit Kearsipan
    2.      KK putih ditata berdasarakan klasifikasi
    3.      KK kuning ditata berdasarakan Unit Pengolah
    4.      KK merah disimpan di Unit Pengolah ditata berdasarkan klasifikasi

    Untuk membantu penemuan kembali apabila mengalami kesulitan :
    -          Meneliti Kartu Kendali
    -          Meneliti lembar disposisi
    -          Meneliti lembar peminjaman Arsip

    Prosedur Peminjaman Arsip
    Ø      Hanya untuk keperluan dinas
    Ø      Tidak boleh menambah/ mengurangi isi/ informasi jenis arsip
    Ø      Setiap perpanjangan harus dapat ijin
    Ø      Harus dikembalikan dalam keadaan utuh atau lengkap seprti semula
    Sarana  peminjaman arsip : 3 lembar peminjaman arsip :
    1.      Lembar putih (I) untuk bukti peminjaman di Up
    2.      Lembar hijau (II) sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan diletakkan dalam folder
    3.      Lembar biru (III) sebagai tanda bukti peminjaman yang diberikan kepada peminjam arsip

    Lembar peminjaman Arsip
    KARTU ARSIP
    PEMINJAMAN
    PENGEMBALIAN

    KODE KLASIFIKASI

    INDEKS

    LOKASI BERKAS

    PEMINJAM

    NAMA UNIT KERJA

    TANGGAL PEMINJAM

    TANGGAL KEMBALI

    BERKAS/ARSIP YANG DIPINJAM
    KETERANGAN
    PEMINJAM
    PETUGAS
      

    Hal yang perlu dilakukan setelah arsip dikembalikan :
    • Memeriksa arsip
    • Mengembalikan arsip ke tempat semula
    • Memberi paraf pada lembar yang biru (III) sebagai tanda arsip telah dikembalikan